在越台商如何合法處理越南員工個資？

處理越南員工個資，核心依據是越南第 91/2025/QH15 號《個人資料保護法》第 25 條：招募時只能要求與招募目的相關的資料，未錄取者的資料要刪除；在職資料依法定或約定期限保存，離職時原則上刪除；用監視器、軟體等技術手段管理員工，必須讓員工清楚知道。指紋打卡、定位與身分證照片則屬敏感個資，義務更重。

在越南設廠的台商，人資表單常沿用台灣總部的版本，一間工廠動輒數百、上千名員工，資料還會定期傳回台灣做薪資與績效管理。這部法律自 2026 年 1 月 1 日施行，第 330/2026/NĐ-CP 號議定的罰則也已於 2026 年 8 月 19 日生效，人資流程已經是檢查重點，不只是 IT 的事。需要逐項盤點時，可參考我們的 越南個資法顧問 服務。

越南員工個資包含哪些？哪些算敏感個資？

員工個資分為基本個資與敏感個資兩類，分類依第 356/2025/NĐ-CP 號議定第 3、4 條的清單。人資最常碰到的敏感個資有健康檢查結果、指紋或臉部辨識打卡、透過定位服務取得的位置，以及身分證照片影本；處理這些資料，除了一般義務，還要告知員工這是敏感個資，並有權限分級與保密措施。

要注意，議定第 4 條列的是銀行卡資訊與交易紀錄，單純的薪轉帳號沒有逐字列入，但身分證照片有。實務上，不少工廠到職時直接影印員工身分證歸檔，這份影本就是敏感個資，卻往往放在沒上鎖的人事櫃裡。

招募階段：履歷與面試資料怎麼處理？

招募時，企業只能要求與招募目的相關的資料，取得應徵者同意後才能處理；資料只能用於招募，以及雙方另外約定且合法的目的。沒有錄取的人，資料要刪除或銷毀，除非應徵者同意保留，例如放進人才庫。

台灣常用的履歷表欄位，搬到越南要重新檢視。家庭成員職業、宗教、身高體重這類欄位，如果和職缺無關，就是第 330/2026/NĐ-CP 號議定第 61 條所說「要求與招募無關的資料」，組織可處 2,000 萬至 5,000 萬越南盾，未刪除未錄取者資料也在同一級距。

我們建議在招募表單上，把「未錄取資料多久內刪除」與「是否同意放入人才庫」分成兩題；一張同意書包山包海，反而很難證明應徵者知道自己同意了什麼。

在職：人事、薪資與社保資料怎麼保存？

在職期間，越南員工個資的處理要同時符合個資法、勞動與就業法規及資料相關法規，保存期限依法律規定或雙方約定。法規要求保存的資料可以依法保留，其他資料應訂出期限，不能「先存著再說」。

越南的雇主就是資料控制者，依第 91/2025/QH15 號法第 21 條，要在開始處理個資起 60 日內提交個資處理衝擊評估（DPIA）。小型企業與新創雖可在 5 年內選擇暫不適用 DPIA 與個資保護人員的規定，但只要直接處理敏感個資就不在此列；使用指紋打卡的工廠，通常就無法引用這個豁免。DPIA 的審查期限與表單，可對照 越南 第 356/2025 號議定 的整理。

監視器、指紋打卡與電腦監控可以用嗎？

可以用，但有前提。第 91/2025/QH15 號法第 25 條規定，管理員工只能採用符合法律、保障員工權益的技術手段，而且員工必須清楚知道這項措施；用違法方式蒐集的資料，也不得處理或使用。監視器、電腦監控軟體、GPS 都適用這條規則。

罰則把「沒有告知」單獨列出：依第 330/2026/NĐ-CP 號議定第 61 條，裝設監視器或監控軟體卻未通知員工，組織可處 5,000 萬至 7,000 萬越南盾；使用違法蒐集的員工資料，可處 7,000 萬至 1 億越南盾。實務上，可寫進勞動規則與到職同意書，並在監視器所在區域張貼告示，說明目的與保存期間。

生物特徵與位置資料一旦外洩，時間壓力也更大：依第 356/2025/NĐ-CP 號議定第 29 條，除了向主管機關通報，還要在發現後 72 小時內通知受影響的員工。通報內容與表單，可參考 越南 個資外洩 通報 的流程。

員工資料傳回台灣總部，要做 TIA 嗎？

不一定。第 91/2025/QH15 號法第 20 條把「資料存到境外伺服器或雲端」也算作跨境傳輸，原則上要在首次傳輸起 60 日內提交跨境傳輸衝擊評估（TIA）；但同條列出例外，其中一項就是「組織把自己員工的資料存放在雲端服務」。第 356/2025/NĐ-CP 號議定第 17 條再增加一項：依勞動規則、勞動規章或團體協約進行的跨境人事管理。

所以，薪資核定、績效考核這類集團人事管理，若在越南子公司的勞動規則中寫明會由台灣總部處理，較有機會落在例外範圍。若資料傳到台灣後還用在其他目的，例如提供給保險經紀、外部顧問或做集團行銷，就超出人事管理，應評估是否需要 TIA。例外的適用條件以條文為準，不確定時，保守做法是把這段傳輸寫進評估文件。

實務上常見的缺口不是有沒有做 TIA，而是說不清楚資料流：哪些欄位傳回台灣、存在哪個系統、誰有權限看。沒有這張資料流向圖，例外也很難主張。

離職之後，員工資料可以留多久？

勞動契約終止時，越南員工個資原則上要刪除或銷毀，除非雙方另有約定或其他法律另有規定。依第 330/2026/NĐ-CP 號議定第 61 條，超過期限保存或離職未刪除，組織可處 5,000 萬至 7,000 萬越南盾。

實務上，離職員工的資料可以分兩堆處理：社會保險、稅務、勞動法規要求保存的文件，依各自法定期間保留並限制調閱；指紋範本、門禁照片、身分證影本、監視器畫面這類不再需要的資料，在離職流程中一併刪除，並留下刪除紀錄。不少工廠的打卡機會一直保留離職員工的指紋，這一項常被忽略。

越南工廠人資個資檢查表

下表依員工生命週期列出人資可以直接自查的項目，左欄是時點，右欄是依據。

越南廠的人資這個月先做哪三件事？

第一，拿出處理越南員工個資的到職文件與履歷表，刪掉與工作無關的欄位，並把身分證影本、健檢報告移到上鎖的櫃子或有權限控管的系統。第二，確認監視器、打卡機與監控軟體是否寫進勞動規則並對員工公告。第三，和台灣總部一起畫出員工資料的傳輸路徑，判斷哪些屬人事管理例外、哪些要做 TIA。

整體義務與罰則架構，可回頭參考 越南個資法 的完整解析；罰款級距與計算方式，則可看 越南個資法罰則。需要協助建立 DPIA、TIA 與人資表單時，可以了解我們的 越南個資法顧問 服務，或 預約一次免費諮詢。

越南員工個資常見問題

員工同意書怎麼寫？

依第 91/2025/QH15 號法第 9 條，同意必須出於自願、清楚知情，並逐項說明處理目的，沉默或不回應不算同意。第 356/2025/NĐ-CP 號議定第 6 條要求同意方式可以驗證，例如書面、可列印的電子表單；涉及敏感個資時，要告知員工這屬於敏感個資。實務上，建議把一般人事、生物特徵打卡、監視器、資料傳回總部分成不同勾選項，並保存簽署紀錄。

可以監控員工電腦嗎？

可以，但必須讓員工清楚知道，手段也要合法並保障員工權益。實務上，應在勞動規則或資訊使用規範中寫明監控範圍、目的與保存期間，並取得員工確認；未通知就裝設監控軟體，組織可處 5,000 萬至 7,000 萬越南盾。監控時看到的私人訊息，也不應用在與管理目的無關的地方。

薪資資料傳回台灣要申報嗎？

要看傳輸的目的。依勞動規則、勞動規章或團體協約進行的跨境人事管理，以及把自己員工的資料存放在雲端，都是法規列出的 TIA 例外；資料若另作他用，應評估是否在首次傳輸起 60 日內提交 TIA。

參考資料

1. 越南第 91/2025/QH15 號《個人資料保護法》條文摘要（LexData） – 第 9、20、21、25 條等條文整理。越南國會 · 2025 年 6 月 26 日通過，2026 年 1 月 1 日施行
2. 招募、管理與使用勞工時的個資保護規定 – 第 25 條三項內容說明。芹苴市法律宣導網 · 2026 年 3 月 30 日
3. 第 356/2025/NĐ-CP 號議定 – 第 3、4、6、17、29 條原文。越南政府 · 2025 年 12 月 31 日發布
4. 第 330/2026/NĐ-CP 號議定 – 第 61 條勞動領域個資罰則。越南政府 · 2026 年 8 月 19 日施行