財團法人與非營利組織個資保護：捐款人、志工資料怎麼管？
財團法人個資保護並沒有例外：財團法人、協會、社福團體等非營利組織同樣適用個人資料保護法，捐款人、志工與服務對象的資料都受保護。組織要在蒐集時告知目的、只在目的範圍內利用、做好安全措施，處理病歷、健康檢查等特種個資時規範更嚴；其中屬於「特定財團法人」者，還要遵守資通安全管理法。
很多基金會只有一兩位行政人員兼管資訊，手上卻有上萬筆捐款人資料與個案紀錄。下面依序說明常見個資類型、募款行銷、資安法適用範圍與最低限度做法；需要協助建立制度時，可參考 個資法顧問 服務。
非營利組織也適用個資法嗎？
適用。個資法第 2 條把「非公務機關」定義為公務機關以外的自然人、法人或其他團體，財團法人、社團法人與未登記的團體都包括在內。組織不會因為從事公益、不營利，就免除告知、目的限制、安全維護與當事人權利等義務。
依法務部公告的「個人資料保護法之特定目的及個人資料之類別」，與 NGO 直接相關的特定目的包括：一二七「募款（包含公益勸募）」、○四三「志工管理」、○四九「宗教、非營利組織業務」、○五八「社會服務或社會工作」，以及○六六「會員（籍）管理」。告知事項與隱私權政策寫出這些目的，後續的利用才有明確依據，整體規範可先看 個資法 的重點整理。
NGO 常見的個資：捐款人、志工、服務對象
NGO 的個資通常分成三群，風險高低差很多：捐款人資料量最大，志工資料涉及身分證字號與保險，服務對象資料最敏感。下表整理三群資料的常見內容與管理重點：
| 對象 | 常見資料 | 對應的特定目的 | 管理重點 |
|---|---|---|---|
| 捐款人 | 姓名、地址、電話、身分證字號（開立收據與報稅用）、信用卡或帳戶資料、捐款紀錄 | 一二七 募款 | 金流資料權限最小化；名單只用於告知的目的 |
| 志工 | 姓名、身分證字號、生日、聯絡方式、緊急聯絡人、服務紀錄 | ○四三 志工管理 | 保險與服務紀錄冊所需欄位以外不多蒐集 |
| 服務對象 | 家庭狀況、經濟狀況、病歷、健康檢查、身心障礙資料 | ○五八 社會服務或社會工作 | 可能屬特種個資，存取限承辦人員 |
志工資料有法定用途。《志願服務法》第 12 條要求運用單位發給志願服務證及服務紀錄冊，第 16 條要求為志工辦理意外事故保險，這是蒐集身分證字號與生日的正當理由；同法第 15 條也規定，志工對因服務而取得或獲知的訊息應保守秘密，訓練志工時應一併說明。
特種個資與弱勢族群資料要怎麼處理？
病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查及犯罪前科屬於個資法第 6 條的特種個資，原則上不得蒐集、處理或利用，只有法律明文規定、履行法定義務必要範圍內並有適當安全措施、當事人自行公開，或經當事人書面同意等情形例外。社福團體的個案紀錄，經常就落在這一類。
實務上最常見的風險是內部流通：個案資料放在共用資料夾、在通訊軟體群組討論個案。建議個案紀錄只給承辦社工與督導存取，討論時以代號取代姓名，對外分享成果前先移除可識別資訊；未成年人的資料，取得同意時還要確認法定代理人。
募款行銷與告知、同意：捐款資料可以拿來寄募款信嗎？
可以，但前提是蒐集時已告知要用於募款。個資法第 8 條要求蒐集時告知目的、資料類別與利用方式；捐款時若已告知資料會用於「一二七 募款」，寄送後續募款訊息就在目的範圍內。如果當初只告知用於開立收據，再拿來寄募款信就屬目的外利用，依第 20 條需取得同意。
依第 20 條，當事人拒絕接受行銷時應立即停止，首次行銷時也要提供拒絕的方式，電子報與募款簡訊都應附上取消訂閱連結。
財團法人另有公開義務。《財團法人法》第 25 條要求主動公開前一年度的接受捐贈名單清冊，但只公開捐贈者姓名或名稱與金額；捐贈者事先以書面表示反對，經主管機關同意者可以不公開。捐款表單上建議直接提供「不公開姓名」的選項，告知與同意的寫法可參考 隱私權政策範本。
資安法：哪些財團法人屬於特定非公務機關？
只有「特定財團法人」需要遵守資通安全管理法。依資安法第 3 條，特定財團法人是指符合《財團法人法》特定規定、且屬全國性的財團法人，主要是政府捐助的財團法人，例如政府機關或公營事業捐助財產合計超過基金總額 50% 者。民間捐助的基金會與一般協會，通常不在此列。
被納管的特定財團法人要設置資通安全長與專職人員、訂定資通安全維護計畫，並在知悉資安事件後 1 小時內通報，這也是財團法人個資與資安管理最大的差別。
小型組織的最低限度做法：10 項檢查
人力有限的組織，不必一開始就建立完整制度，先把下列 10 件事做到，就能涵蓋多數風險：
| 項目 | 做到了嗎 |
|---|---|
| 1. 列出組織有哪些個資、存在哪裡、誰能看 | ☐ |
| 2. 捐款、志工報名表單附上告知事項，寫明目的 | ☐ |
| 3. 捐款表單提供「不公開姓名」與「不接收募款訊息」選項 | ☐ |
| 4. 個案與健康資料只給承辦人員存取 | ☐ |
| 5. 共用帳號改為個人帳號，離職或志工結束服務時停用 | ☐ |
| 6. 重要帳號啟用雙重驗證 | ☐ |
| 7. 捐款與個案資料定期備份，備份與原始資料分開存放 | ☐ |
| 8. 志工簽署保密承諾，並說明哪些資料不能外流 | ☐ |
| 9. 寄群組信使用密件副本或電子報系統，避免收件人互相看到 | ☐ |
| 10. 寫下外洩時的聯絡窗口與通知方式 | ☐ |
第 1 項是其他項目的基礎，做法可參考 個資盤點 的清冊欄位。實務上我們最常在小型協會看到的問題，是用個人信箱寄群組信時把所有捐款人放在收件人欄，一次就把整份名單外洩。
個資外洩時怎麼處理？
個資外洩時，依現行個資法第 12 條，組織應查明後以適當方式通知當事人；依施行細則第 22 條，可以用電話、簡訊、電子郵件、書面等方式，通知內容要包括被侵害的事實與已採取的因應措施。同時應立即停止外洩來源，例如收回誤寄的信、停用外洩帳號，並保存紀錄。
處理順序可參考 個資外洩怎麼辦 的 6 步驟；捐款金流資料外洩時，也要立即聯繫合作的金流業者。
基金會只有一位行政人員，先從哪一步開始？
先花一個下午做兩件事：列出組織保有的個資清單，並把捐款與志工報名表單加上告知事項與「不接收募款訊息」選項。這兩件事完成後，再依上面的 10 項檢查逐月補強，不需要一次到位。
如果想確認組織的告知事項、表單與資料存放方式是否符合個資法，可以 預約一次免費諮詢。
財團法人個資保護常見問題
捐款收據上的資料可以拿來寄募款信嗎？
要看蒐集時告知的目的。捐款時若已告知資料會用於募款（特定目的一二七），寄送募款訊息就在目的範圍內；若只告知用於開立收據與報稅，再拿來寄募款信屬目的外利用，應取得捐款人同意。不論哪一種，首次寄送時都要提供拒絕接收的方式，捐款人表示拒絕後應立即停止。
志工資料要保存多久？
個資法沒有規定統一的保存期限，應依蒐集目的與相關法令判斷。服務結束後，可保留證明服務時數與保險紀錄所需的部分，緊急聯絡人等資料在目的消失後應刪除。建議在志工管理規章中寫明保存期限，並定期清理。
小型協會也要訂個資安全維護計畫嗎？
個資檔案安全維護計畫的強制義務，來自各中央目的事業主管機關訂定的辦法，適用對象依產業與規模而定，並不是所有協會都要訂。不過，個資法對所有非公務機關都要求採取適當的安全措施，小型協會即使沒有法定義務，也建議至少完成本文的 10 項檢查並留下紀錄。
